招标人在进行招标活动时，投标保函是一项非常重要的文件，它是投标人在投标过程中提供给招标人的一种担保措施。通过投标保函，招标人可以确保投标人履行合同义务，降低潜在风险。因此，招标人需要对投标保函进行有效的管理。
为了更好地管理投标保函，招标人应建立一套完善的管理制度。首先，招标人应明确投标保函的使用规范和申请流程，并定期对相关人员进行培训。其次，招标人应制定明确的保管和归档政策，确保投标保函的安全和可追溯性。
在选择投标人时，招标人应加强对投标人的审查。招标人可以参考投标人的信用记录、资金实力、经验及业绩等信息来评估其风险状况。只有对投标人进行全面的审查，才能有效降低违约风险，并选择可靠的合作伙伴。
招标人在管理投标保函时应做好存储和备份工作。首先，应建立安全可靠的电子档案系统，将所有投标保函按时间顺序存放，并设立权限，防止非授权人员访问。其次，为了应对可能的数据丢失或系统故障，招标人应定期进行数据备份，并存放在安全的地方。
由于投标保函的有效期限有限，招标人不能忽视对其的及时更新。在投标保函快到期前，招标人应主动联系投标人，要求其提供新的保函，以确保项目的正常进行。此外，招标人也应密切关注投标人资金状况等变化情况，根据实际情况及时更新保证金额。
招标人需要定期对投标保函进行检查和评估。通过检查，可以确认保函的真实性和有效性；通过评估，可以了解投标人的经营状况和风险状况。招标人可以借助第三方评估机构进行专业评估，以确保投标保函的可靠性。
招标人在管理投标保函时应积极与相关方进行沟通和合作。与投标人之间需要建立良好的合作关系，及时沟通合作中的问题，并对投标保函的管理政策进行宣传和培训。与保险公司、第三方评估机构等合作伙伴也要建立密切联系，共同提高投标保函管理水平。
