工程履约保函是指为了保障工程项目的完成及按时交付，承包商在合同中为业主提供的担保文件。它可以保证业主在合同履行过程中的利益不受损失。当工程进展顺利且符合约定条件时，保函将会被归还给承包商。
当你收到退回工程履约保函的通知后，首先要了解退回的原因。可能的原因包括合同细节有误、文件填写错误或缺失等。与经办人员或相关部门进行沟通，搞清楚具体的问题所在，这有助于更好地解决问题。
根据具体的退回原因，你需要收集相关的文件和准备材料。这可能包括补充遗漏的申请表格、重新填写保函内容、提供必要的证明文件等。确保你对需要提交的文件有一个清晰的了解，这样可以避免进一步的延误。
在准备好所有必要的文件后，你需要编写一份正式的申请。这份申请应该清晰地说明退回的原因，并提供解决问题的方法和补充材料。此外，附上一封解释信，解释造成问题的原因，并保证将会及时提供正确、完整的材料。
完成申请和解释信后，尽快将其提交给相关部门。确保你按照他们的要求，如何递交和联系方式等进行操作。同时，时刻注意跟进进展，确认是否收到了申请，并且是否需要进一步的信息或文件。
如果你收到有关申请的反馈意见，要仔细阅读并理解。根据反馈内容，进行相应的修改和调整。如果有需要补充的材料或提供更详细的解释，务必在最短时间内完成，并再次提交申请以便处理。
一旦你的申请被批准，你应该及时关注此事。确保退回的工程履约保函在合适的时间内重新发放给业主。如果申请被拒绝，要深入了解原因，并根据需要采取进一步的行动，如重新检查文件、寻求法律意见等。
