履约保函是一种商业保险工具，旨在确保合同中的义务和承诺得以履行。它通常由银行或保险公司发出，并向受益人提供一定金额的赔偿，以支付合同方违约或无法履行合同引起的损失。
履约保函对于保障交易双方的利益非常重要。首先，它为受益人提供了一种方式来确保合同义务能够被履行。如果合同方无法履约，受益人可以向保函发出方索赔。其次，对于合同发出方而言，履约保函可以增加其信誉度，使其在商业交易中更有竞争力。
有时候，在履约保函还没有到期之前，保函申请人可能需要取消保函或撤回申请。这种情况下，申请人需要向保函发出方发送一封退函，表明他们希望取消保函的意愿。
在退函时，申请人应该注意以下几点。首先，要确保退函明确表达了取消保函的意愿，并提供合适的理由。其次，申请人需要确认退函是否需要提前通知保函发出方，以及如何处理未使用的保函费用。最后，退函应尽快发送，以便尽早解除双方之间的义务和责任。
以下是一份退函的样本示范。请注意，实际退函应根据具体情况进行调整：
尊敬的保函发出方，
我/我们通过贵行办理的履约保函（保函号码）希望取消。由于（提供合适的理由），我/我们决定不再需要该履约保函。
请您尽快处理我的/我们的请求，并确认收到此退函。同时，请告知如有需要提供的额外信息或文件。
谢谢您的合作，
申请人姓名/企业名称
在向保函发出方发送退函后，申请人需要等待保函发出方的回复。通常情况下，保函发出方会在收到退函后立即处理，并向申请人确认取消保函的请求。一旦确认，申请人可以确保自身不再承担与保函相关的义务和责任。
履约保函作为商业交易中重要的保险工具之一，在双方利益的保障和交易信誉的增加方面发挥着重要作用。当申请人需要取消保函时，他们应该根据具体情况发送退函，并遵循相应的程序。通过正确处理退函，双方可以在保护各自权益的同时维护良好的商业关系。
