尊敬的XXX公司，您好！
我是XXX公司的XXX先生/女士，我写信是为了申请退回我所支付的履约保函。我希望能在本函中详细说明退还的原因及相关的手续要求。
XXX公司与贵公司之间于YYYY年签订了一份履约保函。根据合同的约定，我向贵公司支付了XXXX金额作为保函。然而，由于意外情况的发生，我遗憾地通知贵公司，我们无法按时履行合同，并请求退还该保函金额。
经过仔细考虑和深思熟虑，我们认为我们的决定是基于以下原因：
因此，我方非常希望贵公司能够理解我们的困境，并支持我们的退款请求。
为了顺利办理退还手续，我方请求贵公司提供以下文件和信息：
请您将以上所需文件和信息寄送至我方办公地址，并在信件上注明"退还履约保函申请"。
在您确认并办理退还手续后，我们将不胜感激，并愿意与贵公司保持友好合作关系。同时，非常感谢您对我们的支持与配合。
希望贵公司能够尽快处理这次退还申请，以确保双方的权益得到保障。
再次感谢您的理解和合作！
祝贵公司生意兴隆！
XXX公司 XXX先生/女士 敬上
