在商业交易中，履约保函是指一种由银行或保险公司开具的担保文件。它作为一种支付保证，确保合同双方遵守协议，并提供相应的经济赔偿。通常情况下，履约保函的废止只能通过书面形式进行。
有几种情况需要拟定书面函件以通知对方履约保函已经失效：
写信通知对方履约保函作废需要包括以下要点：
请确保发出的函件格式规范、清晰易懂，并在信末签署您的名字和职位以增加可信度。
尊敬的[收信人姓名]：
我方竭诚感谢贵公司在合同签订过程中所提供的履约保函，使得双方能够建立起互信和合作关系。目前，根据我们的最新记录和核实，我们判定该履约保函已经无效。
为了确保准确性，特向贵公司提供有关该履约保函的信息如下：
我们确认履约保函作废的原因是：[具体原因]。
希望以上信息能为贵公司提供必要的凭证以调整账务或与相关方进行取得联络。
若需进一步沟通或有任何疑问，请随时与我们取得联系。谢谢。
顺祝商祺，
[您的名字]
[您的职位]
履约保函作废发函要确保书信格式规范并清晰表达意图。同时，注明履约保函的相关信息以及废止原因，并提供有效的联系方式，在信末签署姓名和职位以增加函件可信度。
