履约保证金被扣了，会计账该怎么记？

作为公司里负责记账的普通员工，最近我就遇到了这么个事儿：我们公司和一个客户签了项目合同，当时交了笔履约保证金。结果项目出了点问题，对方直接把保证金扣了一部分。老板让我做账，我一开始也懵——这钱扣了该怎么记分录呢？

先弄明白履约保证金是什么

履约保证金，说白了就是咱们为了证明自己会好好履行合同，提前交给对方的一笔“信用押金”。如果合同顺利执行完，这笔钱会原封不动退回来；但如果咱们这边出了差错，对方就有权扣下全部或一部分作为补偿。

在会计上，这笔钱交出去的时候，记的是其他应收款——因为它是咱们的一项债权，只是暂时押在别人那儿。

保证金被扣了，性质就变了

当对方真的扣了我们的保证金，事情的性质就变了。这笔钱不再是“能要回来的押金”，而是变成了实实在在的损失或成本。

这时候，会计处理的核心思路是：

具体怎么做分录？看扣款原因

分录怎么做，关键得看对方为什么扣我们的钱。原因不同，记的科目也不一样。

情况一：因为违约被罚款

如果是因为我们延迟交货、质量不达标等违约行为被扣钱，这就相当于一笔违约金支出。

举个例子：我们交了5万元履约保证金，因为交货晚了，被扣了2万元。

这时候的分录是这样的：

剩下的3万元以后能退回来，就继续挂在“其他应收款”里。

为什么记“营业外支出”？ 因为这不是我们日常经营产生的费用，而是意外发生的损失，和主营业务没有直接关系。

情况二：抵扣应付款项

有时候，扣保证金不是为了罚款，而是直接抵扣我们该付给对方的货款或服务费。

比如：我们该付供应商8万元货款，同时我们有5万元保证金在对方手里。对方直接扣了5万保证金，我们只需要再补3万元现金。

这种情况下，分录要分两步：

第一步，确认保证金被抵扣：

第二步，支付剩余的货款：

这样处理，整个债务关系就理清了。

情况三：作为合同成本的一部分

在一些工程项目中，被扣的保证金可能被视为项目成本的一部分。

比如：我们承包了一个装修工程，交了10万保证金。完工后因为一些小瑕疵，被扣了1万元。这1万元可以算作工程成本的增加。

分录可以这样：

几个需要注意的细节

凭证要齐全：做这笔分录前，一定要拿到对方出具的扣款通知或说明，写清楚扣款原因和金额。这是最重要的原始凭证，没有这个，账做了也站不住脚。

及时处理：一旦确认保证金被扣，当月就要做账务处理，不要一直挂在“其他应收款”里，那样会导致资产虚增。

税务影响：如果是违约金支出，税前扣除一般没问题，但如果是罚款、滞纳金之类的，税法可能有扣除限额，年底汇算清缴时要留意。

内部管理：做完账最好跟业务部门沟通一下，让他们知道这笔损失已经入账了，同时也能提醒他们以后注意合同履行，避免再发生类似损失。

我的实际操作心得

记得我第一次处理保证金扣款时，手忙脚乱地翻会计制度。现在做多了，总结出一个小窍门：先问清楚“这钱为什么被扣”，再决定记到什么科目。

平时我也会建个辅助台账，跟踪每笔保证金的交存、扣除和退回情况。这样不仅做账方便，老板问起来也能马上说清楚每笔钱的去向。

最后想说，履约保证金被扣，从财务角度看是账务处理，从公司角度看却是实实在在的损失。咱们把账记清楚、记准确，不仅能反映真实的经营情况，也能为管理层提供决策依据——比如哪些合同容易出问题、哪个环节需要加强管理等等。

记账不是目的，通过记账改善管理才是关键。这是我在工作中慢慢悟出的道理，希望对正在看这篇文章的你有所帮助。