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最近店里生意不好做，我隔壁的老王准备关店，跟商场那边说要退保证金。他愁眉苦脸地问我：“这个退履约保证金的报告该怎么写啊？”看着他焦虑的样子，我决定把这段时间了解到的信息好好整理一下，说不定能帮到更多像老王这样的普通商户朋友。
简单来说，就像我们租房时要交押金一样，商户入驻商场、市场或商业综合体时，通常要交一笔履约保证金。这笔钱的主要作用是保证商户在合同期内能遵守各项规定——比如按时交租金、不擅自改变经营内容、保持店面整洁规范等。
我刚开始开店的时候也不太理解，觉得这笔钱就是被占用了。后来慢慢明白，这对商场管理方来说是一种保障，对我们商户来说其实也是种双向约束。合同期满或者中途合法解约时，只要没有违约情况，这笔钱是可以申请退回的。
老王一开始以为只要口头说一声就行，结果碰了钉子。商场管理方需要书面材料作为凭证，这是正规的操作流程。一份清晰的申请报告不仅能加快退款进度，还能避免后续产生不必要的误会或纠纷。
我见过有些商户因为报告写得不清楚，来来回回折腾好几个月都没拿到钱。时间就是金钱，尤其是对准备关店转行的朋友来说，早点拿到这笔钱就能早点开始新规划。
不用写得太官方，就像平常说话一样。可以直接写： “尊敬的XX商场管理部门：我是XX店铺（店铺名）的负责人XXX，因合同到期（或其他原因），现申请退还履约保证金XXX元。”
这部分很重要，就像快递单上的地址电话，不能出错。包括：
商户全称（和你营业执照上一致） 店铺具体位置（几楼几号） 合同编号和签订日期 保证金金额和缴纳时间 你的联系方式这部分要实事求是，常见的几种情况：
合同自然到期不续签 双方协商一致提前解约 因个人原因无法继续经营 商场方面要求调整业态如果是提前解约，最好简单说明情况，语气诚恳些。比如：“因家人需要照顾，无法继续经营店铺，经与贵方协商，双方同意提前终止合同。”
这是能否顺利退款的关键。可以写明： “在经营期间，本店铺一直遵守商场管理规定，按时缴纳各项费用，无违规行为。目前所有费用已结清，店铺已按要求恢复原状。”
在报告末尾可以列出已准备好的材料清单：
保证金缴纳凭证复印件 营业执照复印件 负责人身份证复印件 合同复印件 费用结清证明（如有）基本的礼貌不能少，可以写：“感谢贵方一直以来的支持与配合，期待早日收到退款。祝商场生意兴隆！”
写完报告不是就万事大吉了。我建议老王做好这几件事：
第一，提前约时间。别突然跑去递交，先打电话问问哪个部门负责、什么时候方便。
第二，准备两份复印件。一份给商场，一份自己留着，请对方在复印件上签收或盖章。
第三，记下对接人信息。包括姓名、部门和联系电话，方便后续跟进。
第四，耐心但要有跟进。一般处理需要时间，但超过承诺期限后可以礼貌地询问进度。
第五，保存好所有沟通记录。微信聊天、短信、邮件都别删，以防万一。
根据我和其他商户交流的经验，有几个地方容易出问题：
时间拖延：有些商场流程比较慢，可能需要多次沟通。保持耐心，但也要适时提醒。
扣费争议：商场可能会以各种理由扣除部分保证金。比如墙面损坏、清洁不到位等。最好在交店前拍照留证，双方一起验收。
票据丢失：找不到当初的缴费凭证怎么办？可以去财务部门查记录，或者从银行流水找证据。
负责人变更：如果商场管理层换了人，可能需要重新说明情况。这时候你之前保存的完整材料就派上用场了。
写这份报告时，心态要平和。虽然我们着急用钱，但也要理解商场方需要走流程。把该写的写清楚，该准备的材料备齐，剩下的就是正常沟通。
我帮老王整理材料时发现，他连当初的合同都找不到了。所以特别提醒大家：经营过程中的所有重要文件，一定要专门放在一个文件夹里保存好。包括合同、缴费收据、往来函件等。别小看这个习惯，关键时刻能省去很多麻烦。
另外，如果对商场的一些规定不理解，或者觉得扣费不合理，可以心平气和地沟通。大多数情况下，双方都能找到合理的解决方案。态度强硬反而容易让事情僵持不下。
经营生意不容易，每个环节都要用心。退履约保证金虽然是结束合作的一步，但处理好也能给双方留下好印象。商场圈子说大不大，保持良好的商誉对将来也许还有帮助。
老王按照这些思路准备了材料，三天后就去递交了申请。他告诉我，工作人员看到材料齐全、报告清晰，当场就表示会加快处理。看来把事情做在前面，确实能省心不少。
希望这些经验对正在面临同样情况的朋友有所帮助。做生意有开始也有结束，每个环节都认真对待，这是我们普通商户最能把握的事情。祝大家都能顺利解决问题，无论是继续经营还是转型发展，都能走得稳当踏实。
如果你有具体问题需要进一步了解，或者遇到了特殊情况，也可以多问问有经验的人。毕竟每个人的实际情况可能有所不同，找到最适合自己的处理方式最重要。
