物业保洁履约保函是物业公司与保洁服务供应商之间的一种双方确认合作关系和责任的法律文件。它主要用于保证保洁公司按照合同约定提供高质量的保洁服务，并对服务质量进行监督和补偿。
两个基本要素是必不可少的：履约保证金额和保函有效期。履约保证金额是指保洁公司需提供给物业公司的保证金，目的是确保在履行合同期间，保洁公司能够按时、按质完成保洁工作。保函有效期是指该保函的生效时间和截止日期，也就是保洁合同的有效期限。
首先，明确标注保函的标题和日期，确保文件的正式性。其次，详细描述保洁公司的主要责任和承诺，包括保洁范围、服务标准和质量要求。然后，规定损失的计算方式和赔偿标准，明确保洁公司在服务中产生的损失应负责赔偿。最后，要求保洁公司提供必要的证明材料，例如业绩报告和相关证书。
在签署物业保洁履约保函之前，物业公司需要对保函的内容进行仔细检查和审阅。确保保函中所有重要条款都得到合适的反映，并符合物业公司的需求和利益。如果发现任何问题或不确定之处，可以与保洁公司进行沟通和讨论，以达成共识并作出必要的修改。
签署和生效后，物业公司需要将保洁履约保函妥善存储并进行归档。建议将电子和纸质两种形式都保存好，以备日后查阅和使用。同时，需要确保保函的安全性和机密性，避免泄露给未授权的人员。
如果在物业保洁服务合作期间，出现任何需要修改或终止保函的情况，双方需要及时沟通和协商。在协商期间，可以暂停保函的执行，但必须确保合同中规定的保洁工作不会受到太大影响。最后，对于保函的解除，要遵循合同约定并进行书面确认。
物业保洁履约保函是物业公司与保洁服务供应商之间保证合作关系和责任的重要文件。在书写保函时，应明确标注标题、日期，并详细描述责任和承诺，规定损失计算方式和赔偿标准。签署前需仔细检查和审阅，签署后妥善存储和归档。如有需要变更或解除，需双方协商并进行书面确认。
