履约保函是一种常用的保证方式，用于保障合同当事人履行合同义务。那么，在签订合同时，履约保函应该由谁来保管呢？这是一个值得探讨的问题。
首先，我们可以将履约保函与其他相关文件相比较。通常情况下，双方签订的合同会交由合同当事人各自保管，以备日后需要。而履约保函作为一种额外的保证工具，它的保管责任应当由提供保函的一方承担。
具体来说，如果是借款合同或租赁合同等涉及金融交易的合同，履约保函一般由借款人或承租人保管。这是因为借款人或承租人是主要受益方，他们需要确保保函的安全性和及时提供给相关方，以便在需要时能够获得相应的权益保障。
另一方面，如果是工程承包合同或供应商销售合同等涉及实物交付的合同，履约保函则通常由承包商或供应商保管。因为在这种情况下，承包商或供应商需要提供履约保函作为对合同履行的一个补充担保，而保函的存在可以增加受益方对合同履行的信心，从而更好地维护交易关系的稳定与可靠性。
需要注意的是，无论履约保函由哪一方保管，都应当采取适当的措施确保其安全。比如，可以选择将履约保函存放在保险柜中或委托专业机构进行保管，以防止丢失或被篡改。同时，应设立相应的制度和流程，明确保函的使用条件，避免滥用。
总之，履约保函在合同履行中起到了重要的作用，它可以增加交易双方之间的互信，并提供额外的权益保障。在确定履约保函的保管责任时，应根据具体合同的性质和当事人的地位来决定，保证保函的安全并规范使用。
