履约保函是指为了确保合同当事人能够按照合同约定的义务履行，提供给收款方的一种担保方式。它是由银行或保险公司等具备经济实力和信誉保障的机构发出，并向受益人（通常是收款方）承诺，在合同履行不当时，承担一定金额的经济责任。
履约保函的扣回一般分为主动扣回和被动扣回两种情况。主动扣回是指在保函期限内，履约方提前履行合同义务并提出解付请求，保函的金额将通过银行转账等方式归还给申请人；被动扣回则是指在履约期限结束后，未能履行合约义务导致保函被触发，保函的金额将被相应扣除或赔付给收款方。
首先，履约方需要提前履行合同中规定的全部义务，并获得收款方确认。然后，履约方准备相关文件，包括申请解付的书面请求、履行情况证明材料等，并提交给出具保函的银行或保险公司。接下来，银行或保险公司将核对文件并审核履行情况，如符合要求，将向申请人转账保函金额。
如果履约方未能按照合同约定履行义务，导致保函被触发，收款方可以依据保函中的约定行使权益。首先，收款方需要及时通知出具保函的机构，提供相关证明材料；然后，机构将进行调查核实，并确认是否符合保函的条件以及金额的扣回比例。最后，如果符合条件，机构将在一定时间内将相应金额扣除或赔付给收款方。
在处理履约保函的扣回问题时，参与双方需要特别注意以下几点。首先，履约方应及时履行合同义务，避免保函被触发。其次，双方需详细了解保函中约定的扣回条件和程序，以免产生不必要的纠纷。此外，建议在签订合同时，双方应明确约定保函的金额、期限、使用范围等重要条款，以便在履约及扣回时有依据可循。
