尊敬的收件人：
我写此信是为了就我所持有的履约保函退还申请提出一些意见和建议。我提前感谢您对此事的关注和处理。
首先，我想就履约保函的退还条件和流程进行说明。在申请退还履约保函之前，申请人必须确保合同已如期履行，无违约行为。同时，保函的有效期必须已过，并且履约保函的原始复印件和相关证明文件必须随申请一并提交。退还申请书应详细说明退还的原因，并附上申请人的有效联系方式。
然而，在实际操作中，我发现一些退还申请受理过程中存在的问题。首先，申请人提交的退还申请书往往没有明确的格式要求，导致申请人的意图不够清晰，或是遗漏了必要的信息，从而延迟了办理进度。因此，我建议您在办理履约保函退还申请时，可以提供一个标准的退还申请书样本，以便申请人在填写时能够清晰地说明其意图，同时也可以帮助您的工作人员更加高效地处理退还申请。
其次，退还申请的受理时间和办理进度也是需要注意的问题。根据我所了解，一些申请人在提交退还申请后需要等待很长时间才能得到回复，甚至有些申请人一直没有收到任何回复。这不仅会给申请人造成困扰，同时也会让人怀疑履约保函退还申请的公正性和效率。因此，我建议您在受理退还申请后，应尽快进行初步审核，并及时告知申请人审核结果和后续的办理步骤。在办理过程中，您还可以通过电话或邮件等方式与申请人进行沟通，及时解答其可能存在的疑问和提供必要的辅助材料。
最后，我认为加强对退还申请的审核工作是非常重要的。在办理退还申请时，您应严格审核申请人提供的相关证明文件，并与原始保函进行核对，确保申请人的退还要求合法合规。另外，如有需要，您还可以要求申请人提供更多的证明材料，以便更准确地判断申请人的退还资格。当然，在审核过程中，您也应注重保护申请人的隐私和权益，确保其个人信息的安全性。
总之，履约保函退还事宜涉及申请人的合法权益和机构的公信力，因此必须要严肃对待，并在办理过程中确保公正、高效的处理。希望以上意见和建议能为您的工作提供一些参考和帮助。
再次感谢您对此事的关注和处理。
祝好！
此致，
XXX（申请人姓名）
