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生活中咱们经常听说“保证金”这个词，比如租房子要交押金、网购某些商品要交诚信保证金。那公司经营中交的履约保证金呢？这钱交出去之后，在公司的账本上该怎么处理？今天咱们就专门来聊聊这个话题。
简单来说，履约保证金就像是一种“诚信押金”。比如你们公司要接一个工程，或者签一个大订单，对方可能会要求你们先交一笔钱作为担保。这笔钱的意思就是：你们得按照合同约定好好干活、按时交货、保证质量，如果中途掉链子或者违约了，这笔钱就可能被扣掉；如果一切顺利，等合同执行完了，这笔钱是会还给你们的。
常见要交履约保证金的情况有：
建筑工程承包 政府采购项目投标 大型设备采购 长期供货协议 特许经营权项目好了，现在钱已经交出去了，会计该在账本上把它记到哪里呢？这得分情况来看，但主要跟一个词有关——流动性。
大多数履约保证金都属于这一类。比如你们公司投标一个项目，保证金可能几个月后项目结束就能拿回来。这时候，这笔钱在会计上被看作是一项流动资产。
那么该记到哪儿呢？常用的会计科目是：“其他应收款——履约保证金”。
为什么是“其他应收款”？因为这笔钱虽然暂时放在别人那儿，但所有权还是你们公司的，未来是要收回来的，属于一种债权。就像你借给朋友一笔钱，虽然钱不在你手上，但朋友欠着你，对你来说就是一笔应收的款项。
举个例子： 你们公司参加一个采购项目投标，按规定交了10万元履约保证金。 会计记账的时候会这样处理： 借：其他应收款——履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000
这样一记，公司的银行存款减少了10万，但同时多了一笔10万的债权，资产总额不变，账就平了。
有些项目的周期特别长，比如大型基建工程、BOT项目（建设-经营-转让）等，保证金可能要压上好几年。这种情况下，这笔钱就不再是“短期”能变现的了。
这时候，会计上会把它记作长期资产，科目通常是：“长期应收款——履约保证金”或者“其他非流动资产——履约保证金”。
还是上面的例子，如果这10万元保证金要压三年： 借：长期应收款——履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000
你看，记账方式差不多，只是科目从“其他应收款”换成了“长期应收款”，体现了这笔钱回收时间的长短。
主要看合同约定和项目实际情况。如果合同明确写了退还时间，并且是在一年内，就记短期；如果超过一年，或者项目周期很长、不确定什么时候能结束，一般就记长期。
如果因为公司违约，保证金被扣了一部分或者全部没收，那这笔钱的性质就变了——它不再是应收的债权，而变成了一笔损失。
会计处理上，需要把这笔钱从“其他应收款”或“长期应收款”中转出，记入“营业外支出”科目。同时，别忘了还要计算这笔损失对应的增值税（如果涉及的话）。
比如上面那10万保证金因为公司原因被全部没收： 借：营业外支出 100,000 贷：其他应收款——履约保证金 100,000
这对公司利润是个直接的扣减项，所以履约保证金不只是“押点钱”那么简单，真违约了损失是实实在在的。
有些情况下，收取保证金的一方会把保证金存在银行产生利息，合同可能约定利息归你们公司。如果有利息收入，等拿回保证金时： 借：银行存款（本金+利息） 贷：其他应收款——履约保证金（本金） 贷：财务费用——利息收入（利息）
如果利息很少或者合同没约定，很多时候就忽略了。
无论是“其他应收款”还是“长期应收款”，最终都会出现在公司资产负债表的“资产”这边。其他应收款在流动资产部分，长期应收款在非流动资产部分。看报表的人通过这个能大致了解公司有多少资金被占用在保证金这类项目上。
你可能觉得，反正钱都交出去了，记哪个科目有那么重要吗？其实很重要：
对管理层来说，清楚知道保证金在账上怎么体现，能更好掌握公司的资金状况。如果“其他应收款”金额特别大，说明公司有大量流动资金被占用，可能会影响日常经营。
对财务人员来说，正确记账是基本职责。记错了科目，可能影响财务报表的准确性，严重的还可能涉及违规。
对外部人士（如投资者、银行）来说，通过看这些科目，能判断公司的经营模式和风险。比如一家公司长期应收款里保证金特别多，可能说明它做的主要是长周期、大项目，资金压力可能比较大。
建立台账：最好做个专门的登记表，记录每笔保证金的收款方、金额、事由、约定期限、经办人等信息，方便跟踪管理。
定期清理：财务应该定期（比如每季度）清理一下，看看哪些保证金该收回了，及时催办，避免钱“睡”在别人账上。
合同条款看清楚：交钱之前，一定仔细看合同里关于保证金的条款：什么情况下扣钱？什么时候退？利息怎么算？退还是原路返回还是开支票？这些细节都关系到后续的会计处理和资金回收。
和业务部门保持沟通：财务不能只管记账，要和项目经理、业务员保持沟通，知道项目进展到什么阶段了，保证金大概什么时候能拿回来。
公司交的履约保证金，在会计记账上：
一般记作“其他应收款——履约保证金”（一年内能收回） 或者“长期应收款——履约保证金”（超过一年才能收回） 如果被没收了，就转到“营业外支出”这笔钱虽然还是公司的资产，但已经不在自己账户上了，所以管理上要多上心，及时跟进收回。对于公司的财务健康来说，尽量减少不必要的保证金占用，让资金流动起来，往往比赚多少利润更重要。
希望这篇文章能帮你理清履约保证金的记账问题。实际工作中如果遇到复杂情况，建议还是咨询专业的会计人员，毕竟每个公司的具体情况可能有所不同。
