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前几天朋友小张跑来问我，说他之前投标一个项目，交了一笔履约保证金，现在项目完成了，钱却迟迟退不回来。他问我：“那个‘退履约保证金的申请证明’到底该怎么写？我跑了两趟，对方都说格式不对或者缺材料，愁死我了。”其实，像小张这样的普通人不少，明明该拿回来的钱，却因为一份材料没弄好，拖了很久。
今天，我就结合自己的经验和了解到的信息，跟大家详细聊聊这件事。咱们不聊那些难懂的法律条文，就从一个普通人的角度，说说怎么把这份申请证明写得清楚、有效，让钱顺利回到自己口袋。
简单来说，履约保证金有点像“诚信押金”。比如你接了一个工程、签了一个供货合同，对方怕你中途掉链子，就要求你先交一笔钱作为担保。等你按时、按质完成了任务，这笔钱就该原路退给你。它常见于工程建设、政府采购、大型合作项目里。
所以，退保证金本身是你的合法权利，写申请证明就是为了正式启动这个退还流程。
别急着动笔，先把下面几样东西理清楚，否则写出来的东西可能白费功夫。
核对合同条款：找出当时签的合同，仔细看里面关于保证金退还的约定。比如：退还的条件是什么？需要提交哪些材料？有没有明确的时间限制？这些是你申请的最直接依据。
整理证明材料：光嘴上说“我做完了”不行，得有证据。通常包括：
项目验收合格证明（这是最关键的一份！） 双方签署的完工确认文件 保证金原始交纳凭证（比如银行回单、收据） 你的身份或企业资质复印件找准申请对象：钱交给谁，就找谁退。看清楚合同上的甲方名称、收款单位信息，别把申请送错了门。
这份证明不需要多华丽的文采，关键是信息完整、事实清楚、态度礼貌。你可以把它想象成写给对方的一封“陈情信”，目的是让对方一看就明白来龙去脉，并且没有理由拒绝。
下面是一个清晰的结构，你可以像填空一样把自己的情况套进去：
1. 标题 直接写“关于退还履约保证金的申请”或者“退履约保证金申请证明”。居中，加粗，让人一眼知道是什么事。
2. 称呼 顶格写你要申请的单位全称，比如“XX市城建局”或“XX公司采购部”。最好加上“尊敬的”，显得礼貌。
3. 正文（这是重点，分三段写最清楚）
第一段：说明你是谁和背景。
简单介绍自己（或公司），什么时候与对方签订了什么合同，合同编号多少（这点很重要！），并按照约定于何时交纳了多少金额的履约保证金。
例如：“我公司（XX装饰工程有限公司）于2023年5月10日，与贵单位签订了《XX办公楼室内装修合同》（合同编号：XYZ-20230510），并按合同第五条规定，于2023年5月15日向贵单位指定账户交纳了履约保证金人民币伍万元整（￥50,000.00）。”第二段：陈述已完成履约并申请退款。
这是核心部分。要明确说明项目已经按照合同要求全部完成，并且已经通过验收。把关键证据点出来。
例如：“目前，该装修工程已于2023年11月20日全部完工，并经由贵单位项目组于2023年11月25日现场验收合格，双方已签署《项目竣工验收报告》。至此，我公司已完全履行了合同约定的全部义务。现根据合同第七条关于保证金退还的约定，特向贵单位申请全额退还上述履约保证金。”第三段：提供退款信息和联系方式。
告诉对方把钱退到哪里，确保信息准确无误。最后表达感谢和期待。
例如：“恳请贵单位将上述保证金伍万元整，原路退还至我公司如下账户：
户名：XX装饰工程有限公司
开户行：中国XX银行XX支行
账号：XXXXXXXXXXXXXX
顺祝商祺！期待您的早日回复。”4. 落款 在右下角写上：
申请人：（如果是公司，盖公章；个人则手写签名并按手印） 申请日期：XXXX年XX月XX日现实有时没那么顺利。如果申请提交后，在合同约定的退款期内（通常验收后15-30个工作日）没收到钱，可以按顺序尝试：
电话礼貌跟进：先打电话给对接人，询问办理进度，客气地提醒。 发送书面催告：如果电话没用，就写一份书面的《催告函》，通过快递寄出，保留好邮寄凭证。 寻求更高层或监管部门帮助：如果对方无故拖延，可以向其上级主管部门或相关行政监督机构（如财政局、住建局、公共资源交易中心）反映情况。 最后的法律途径：作为终极手段，可以依据合同和法律，考虑提起诉讼或仲裁。写一份退履约保证金的申请证明，其实就像完成一个项目的最后一道手续。它不需要你有多高的学问，需要的是你的细心、耐心和对自身权益的重视。把事情的前因后果、依据证据有条理地摆清楚，就是最有效的方式。
希望这份详细的梳理，能帮到像小张一样正在为此事烦恼的朋友。自己的合法劳动所得，该争取的时候，一定要理直气壮、有条不紊地去争取。祝大家都能顺顺利利地办成事，拿回属于自己的钱！
