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收到履约保证金的会计核算：普通人也能懂的财务入门

履约保证金这个词听起来有点专业，但咱们可以把它想象成一种“押金”。比如你租房子时要交押金，房东收下这笔钱，等你退租时检查没问题再还给你。在商业活动中，履约保证金也是类似的道理。

什么是履约保证金？

简单来说，履约保证金就是合同一方为了保证自己能履行合同义务，而提前交给另一方的钱。比如：

这笔钱的核心作用是“担保”——如果你按合同办事，合同结束后钱会还给你；如果你违约了，对方可能扣下这笔钱作为赔偿。

收到保证金时怎么做账？

如果你是收到保证金的一方（比如上面的业主、采购方），会计上需要做这些处理：

1. 确认收到钱的时点

当对方把钱打到你账户时，会计工作就开始了。这时候要做一笔分录：

借：银行存款 XXX元 贷：其他应付款——履约保证金 XXX元

这么做的意思是：钱进了银行账户（资产增加，所以记借方），但同时你欠着对方这笔钱（负债增加，所以记贷方）。

2. 为什么记在“其他应付款”？

你可能听说过“应付账款”，那是欠货款的钱。而保证金不属于货款，是临时保管的押金性质，所以放在“其他应付款”这个科目更合适。

这就好比：

性质完全不同。

合同期间的注意事项

保证金在你账户里可能待几个月甚至几年，这段时间要注意：

账户管理

最好单独记账或做明细标记，不然时间长了可能忘记是哪笔业务的钱。现实中很多小企业就吃亏在这里——时间久了，财务人员变动，最后搞不清这笔钱该退给谁。

利息问题

如果保证金金额大、存放时间长，有时会涉及利息。通常在合同里会写明：

如果是带息保管，利息部分在支付时要记为“财务费用”或“营业外支出”。

合同结束时的处理

这才是最关键的环节！根据合同履行情况，有三种可能：

情况一：对方完全履约，全额退还

这是最理想的情况。对方按合同做完所有工作，你把保证金原数奉还。

会计分录： 借：其他应付款——履约保证金 XXX元 贷：银行存款 XXX元

和收到时正好相反，银行里的钱少了（贷方），欠对方的债务也清了（借方）。

情况二：对方违约，扣除部分保证金

比如建筑公司延期完工，按合同规定扣除30%的保证金作为违约金。

这时需要分两步：

第一步，把扣除的部分转为收入： 借：其他应付款——履约保证金 XXX元 贷：营业外收入 XXX元（扣除的部分）

第二步，退还剩余部分： 借：其他应付款——履约保证金 XXX元 贷：银行存款 XXX元（剩余部分）

注意：转为收入的这部分要缴税的！

情况三：对方严重违约，全额扣除

这种情况较少，但确实存在。比如供应商提供的货物有严重质量问题，导致你方重大损失。

会计分录： 借：其他应付款——履约保证金 全额 贷：营业外收入 全额

同时你可能还需要向对方索赔超出保证金部分的损失，那就是另一个法律问题了。

容易出错的地方

根据我的经验，普通人在处理保证金时容易犯这些错误：

错误一：误记为收入

刚收到钱时就记成“营业收入”，这是大错！这只是押金，不是你赚的钱。只有对方违约被扣除的部分，才能转为收入。

错误二：忘记退还

特别是小额保证金，时间一长就忘了。等对方来要时，才慌忙翻账本。建议建立保证金登记台账，定期检查。

错误三：税务处理不当

扣除的保证金转为收入后，很多小企业主忘记申报纳税，结果被税务局查到要补税加罚款。

错误四：账户混用

把保证金和日常经营资金混在一起，容易挪用。最好单独存放或至少做清晰标记。

实际工作中的小技巧

合同条款要明确 在签合同时就要写清楚：保证金金额、存放期限、什么情况下扣除、利息怎么算、退还时间和方式。模糊的条款以后都是麻烦。

建立台账 用Excel做个简单的表格，记录：合同名称、对方单位、保证金金额、收到日期、应退还日期、实际处理情况。一目了然。

定期对账 每季度或每半年检查一次所有保证金账户，该退还的及时处理。

与业务部门沟通 财务人员要和项目经理、业务员保持沟通。他们最清楚合同执行情况，能提前知道哪些保证金可能要扣除、哪些可以退还。

举个实际例子

老王开了一家装修公司，2023年1月接了李女士家的装修工程。合同约定：

李女士的会计处理：

1月收到保证金时： 借：银行存款 5000元 贷：其他应付款——履约保证金（老王装修公司）5000元

4月工程完工，老王延期5天： 应扣除：5天 × 200元/天 = 1000元 应退还：5000 - 1000 = 4000元

会计处理： 借：其他应付款——履约保证金 5000元 贷：银行存款 4000元 贷：营业外收入 1000元

你看，是不是很清楚？

总结一下

收到履约保证金的会计核算，核心就是记住三点：

对于小微企业主或刚开始学财务的朋友，没必要被专业术语吓到。把保证金理解成“押金”，把会计分录理解成“财务上的流水账记录”，事情就简单多了。

最重要的其实是合同管理——签合同时想得越细，后期财务处理就越顺。如果合同本身模棱两可，财务人员再怎么厉害也做不好账。

希望这篇文章能帮你理清思路。财务并不神秘，很多概念都和我们的生活经验相通。下次你再遇到履约保证金的问题，就能从容应对了。