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作为普通办事人员或者小企业主，你可能在合同履约过程中遇到过这个问题：合作方因为某些原因扣除了我们交的履约保证金，这时候我们需要给对方开发票吗？这个问题看起来简单，实际涉及到财务、税务和合同法的交叉领域，咱们今天就用大白话把它讲清楚。
履约保证金，简单说就是你为了证明自己会按合同办事，提前交给对方的一笔钱。就像是租房时交的押金，如果你完好履行了合同，到期这笔钱会退给你；如果你违约了，对方可能根据合同条款扣除一部分或全部。
这笔钱在财务上通常不算收入，而是作为一种“担保”性质的往来款。在没发生违约扣除前，它属于你的资产，只是暂时放在对方那里保管。
当对方真的扣了你的履约保证金，这笔钱的性质就从“担保款”变成了“违约金收入”或“赔偿款”。对扣钱的一方来说，这笔钱现在属于他们的实际收入；对你来说，这笔钱是你的损失或费用支出。
这时候，税务问题就来了。按照我国税法规定，涉及经营活动的违约金、赔偿款，一般属于增值税的征税范围。也就是说，如果扣款是因为经营合同违约产生的，那么理论上就涉及开票和纳税的问题。
情况一：需要开发票 如果你的公司被扣了保证金，对方是企业或个体工商户，而且这笔扣除与经营活动相关（比如供货延期、工程质量问题等），那么对方通常会要求你开具发票。因为对他们来说，这笔收入需要入账，没有发票的话，他们的税前扣除会遇到麻烦。
这时候你需要开什么发票呢？一般是按照“现代服务—其他现代服务”或者直接写“违约金”来开具增值税发票。税率根据你公司的纳税人身份而定（一般纳税人通常6%，小规模纳税人现在有优惠）。
情况二：可能不需要开发票 也有些情况下不需要开发票：
如果对方是个人而非企业单位 如果合同明确约定扣除的保证金不开发票（但这种约定要符合税法规定） 非经营性质的合同违约，比如个人之间的借款协议不过要特别注意，即使不开票，如果属于应税行为，理论上你仍然有纳税义务，只是不开具发票而已。这点在实际操作中常常被忽略，但存在税务风险。
如果你是支付保证金被扣的一方，建议按这个步骤处理：
先看合同：仔细检查合同里关于保证金扣除的条款，有没有明确是否需要开票。
和对方沟通：主动问扣款方是否需要发票。大部分正规企业都会要求发票，因为他们的财务需要合规入账。
咨询财务或会计：告诉你公司的财务人员具体情况，他们会根据公司税务状况给出专业建议。小公司如果没有专职会计，花点钱咨询代账会计也很值得。
保留好证据：合同、扣款通知、付款凭证、沟通记录等都保存好，万一有税务检查或纠纷，这些都是重要证据。
增值税：违约金收入通常要交增值税，除非有特别免税规定。
企业所得税：对你来说是损失，可能可以在税前扣除；对收款方来说是收入，要计入应纳税所得额。
发票内容：开票时，“货物或应税劳务、服务名称”可以写“违约金”或“履约保证金扣款”，金额写实际扣除数。
以为扣保证金是“私了”不用管税务：这是很多小企业主的误区。只要是公司经营行为产生的违约金，基本都涉及税务问题。
开票类型搞错：不要把违约金开成货款或服务费，这样会导致双方账目混乱。
时间拖延：扣除发生后及时处理开票事宜，拖到年底或税务检查时可能来不及。
小额扣款忽视：觉得扣的钱不多就不管了，但税务上不论金额大小，性质是一样的。
咱们普通人做生意，最怕的就是税务上出问题。履约保证金被扣虽然不爽，但该走的流程还是要走。我的经验是：
宁可麻烦一点，也要规范处理。 该开发票就开发票，该交税就交税。现在税务系统越来越完善，以前可能蒙混过关的事情，现在很容易被大数据查出来。为了省一点税钱被罚款甚至影响征信，实在不划算。
如果你对这块实在搞不清楚，最简单的方法就是：对方要发票你就开，然后问问你的会计该怎么处理。如果对方不要发票，你最好也保留好所有材料，并确认这样的处理是否合规。
记住，在商业活动中，规范可能多花一点时间精力，但能避免未来更大的麻烦。履约保证金扣款开票这事，表面看是财务小事，实际上关系到企业经营的合规性，值得咱们认真对待。
