工程履约保函是一种保险形式，旨在确保承包商按照合同约定完成工程项目并履行相关责任。对于建筑、基础设施和其他大型工程项目而言，保函是一种必要的保障措施，在后期维护和纠纷解决中起到关键作用。
通常情况下，建设单位会与保险公司或银行签订一份工程履约保函。保险公司或银行对申请企业进行审核后，颁发保函。一旦保函被发放，建设单位需要谨慎选择一个可靠且值得信赖的机构来妥善保管这些重要文件。
由于保函对于工程项目的顺利进行至关重要，建设单位应当充分认识到其保管职责的重要性。建设单位有责任选择一个安全的地点，保管这些重要文件，并制定严格的管理制度来规范文件的存档、查阅、使用和归档。
为了进一步保障工程履约保函的安全，建设单位还应该制定合理的备份措施。这包括将原件和重要的电子文件进行双重备份，并妥善保存在不同地点或服务器上，以防遭遇意外事故、灾害或硬件故障。
作为保管工程履约保函的机构，其责任非常重大。保管机构应当具备稳定可靠的存储设备和灾难恢复计划，确保文件的安全性、完整性和可访问性。同时，保管机构应当采取适当的措施，防止未经授权的访问、篡改或数据泄露。
在项目实施过程中，各方可能需要查阅保函以核对相关条款和承诺。因此，保管机构需要建立相应的查阅流程和权限管理机制，确保申请人按照规定程序得到必要的文件访问权限，并明确查阅行为的记录和审核。
工程履约保函原件的保管责任不可忽视。建设单位和保管机构应当充分认识到其重要性，并采取必要措施确保文件的安全性和可访问性。只有这样，才能更好地保障工程项目的顺利进行，并为纠纷解决提供相应的依据。
