尊敬的XXX公司负责人：
您好！鉴于公司与贵公司签订了XX合同，并按合同约定支付了材料预付款，经过我方货款审查及相关部门确认核实，我方决定申请退还材料预付款。本函意在向贵公司提出退还申请，并请贵公司予以支持和配合。
1. 原因一：XXX
根据合同约定，我方应根据实际需要提供相关材料，请贵公司帮助安排退还事宜。
2. 原因二：XXX
根据我方核查结果，材料预付款金额已超过实际采购成本。为避免资源浪费，我方申请将已支付的部分款项退还给贵公司。
经仔细核算，我方决定将退还金额定为XXXX元，请贵公司按以下方式退还给我方：
1. 收款户名：XXX公司
2. 收款账号：XXXXXX
3. 开户行：XXX银行
1. 贵公司收到本函后，请尽快派员协助我方核查材料预付款事宜。
2. 相关材料准备齐全后，请于X个工作日内将退还款项转入我方指定账户。
3. 请于收到款项的1个工作日内将退还的款项信息通知我方，以便我方确认收款。
在此再次感谢贵公司对我方的支持与合作。若有任何疑问或需要进一步了解情况，请随时与我方联系。期待您的积极回应！
祝好！
XXX公司
日期：
