尊敬的投标保函退还部门：
我是XXX公司的代表，特此致函申请我们所提交的投标保函的退还事宜。根据我公司参与的招标项目要求，我们于XXXX年X月X日按照招标文件要求，在上述项目中提交了一份投标保函，金额为XXXXX元。
然而，遗憾的是，我们的投标未能成功中标。在此，我公司希望能够申请退还我们所缴纳的投标保函金额，并请部门审核后予以办理。以下是申请理由的具体说明：
首先，我公司在投标过程中已经全部按照招标文件的要求完成各项准备工作，包括技术方案的设计与编制、商务报价的制定、投标书的递交等。我们认真对待了每一个细节，并争取了最佳的报价和竞争能力。然而，我们对项目所涉及的市场环境、竞争对手的实力及其它各项因素无法预测并完全掌握，最终导致了我们无法中标。
其次，我公司对于未能中标表示遗憾，但我们并不想因此带来不必要的财务损失。投标保函金额对于我们公司来说，无论是作为保证金还是流动资金，都是一笔重要的资金。若能将退还金额返还给公司，将有助于我们更好地应对其他招标项目的参与，并且能够提高公司的运营效率和竞争力。
最后，我们深知投标保函是招标程序的一部分，作为竞标者我们理应履行相关规定、手续和义务。因此，我公司保证如获得退还的投标保函金额，我们将及时履行回收手续，确保资金安全并尽快返还给相关部门。
经过认真权衡和考虑，我公司决定向贵部门正式提交投标保函的退还申请，并请求您对我公司的申请予以审议和办理。希望您能够理解我公司的困难和诚心，并能够负责地完成投标保函的退还手续。如果需要我公司提供附加材料或进行进一步沟通，请及时与我公司联系。
再次感谢贵部门的支持与配合，期待着您尽快给予答复。谢谢！
此致
敬礼
XXX公司代表
日期：XXXX年X月X日
