招标是一种常见的商业活动，企业或个人通过发布公告并接收投标来选定合适的供应商或承包商。在招标过程中，招标人通常会要求投标人提供投标保函作为参与资格的一部分。投标保函是一个由银行或保险公司签发的文件，表明该公司愿意在需要时向投标人支付一定金额的财务担保。
一旦招标结束，招标人需要对接收到的投标保函进行处理。如果投标人获得了招标项目，那么招标人将会保留所收到的投标保函。这是因为投标保函是被视为交付承诺生效的证据，同时还可以作为履约保证和索赔基础使用。
然而，如果投标人没有成功获得招标项目，招标人通常会选择退回投标保函。退回投标保函是一个重要的程序，因为它不仅能够让投标人及时取回他们的财务担保，还能使整个招标过程更加透明和公平。
接收投标保函和退回的过程相对简单。招标人首先需要确认投标保函的真实性和有效性。他们会检查投标保函上的所提供的银行或保险公司的名称、签名和盖章，以确保其合法性。同时，招标人也需要核对投标保函中的金额和有效期是否符合要求。
如果确认投标保函符合要求，招标人就可以选择将投标保函保存在安全的地方，以备将来使用。这通常意味着将投标保函放入一个锁定的文件柜或保险箱中，以防止丢失或损坏。
然而，如果招标人决定退回投标保函，他们需要采取一些额外的步骤。首先，招标人需要与投标人联系，告知他们未获得招标项目并准备退还投标保函。
接下来，招标人应该向投标人提供一个退还投标保函的地址。这个地址可以是招标人提供的办公地址，也可以是投标人提供的其他邮寄地址。不论哪种方式，招标人都需要确保地址的准确性和及时性，以免发生邮件丢失或延迟的情况。
最后，招标人将投标保函退还给投标人，并保留一份退还证明作为备份。退还证明可以是一份简单的文件或邮件，其中包含退还日期、退还方式、退款金额等信息。这可以为招标人提供法律保护，并作为相关问题和争议的证据。
总结而言，招标人在接收投标保函和退回时需要非常谨慎和细致。正确处理投标保函不仅可以确保招标过程的透明和公平，还能维护企业形象和声誉。对于招标人和投标人来说，理解并遵守相关程序和要求，可以建立良好的商业合作关系，并最大限度地保护双方的利益。
