尊敬的先生/女士，
我写信是为了向您通知关于履约担保金退还的事宜。根据我们之间所签订的履约协议，您在合同签订时支付了一笔履约担保金。现在，我很高兴地告诉您，根据合同要求，您有资格申请退还这些履约担保金。
在进行退还前，请您确保已满足以下条件：
1. 您已完成并履行了合同中规定的所有义务，并且没有违反合同条款。
2. 具备提供相关证明材料的能力，以证明您符合退还条件。
如果您满足上述条件并希望申请退还履约担保金，请按以下步骤操作：
1. 填写退还申请表格：您可以直接联系我们的客户服务部门，索取退还申请表格。填写完成后，请确认信息准确无误。
2. 提供必要证明材料：根据退还申请表格的要求，提供相关的证明材料，如合同履行证明、付款凭证等。请注意，所有提供的文件需要加盖公章或有相应的法律效力。
3. 提交申请材料：将填好的退还申请表格及所有必要证明材料提交给我们的客户服务部门。您可以通过快递邮寄、传真或电子邮件方式进行提交。请确保申请材料清晰、完整，并附上您的联系信息，以便我们与您取得联系。
4. 申请审核与确认：我们将在收到您的退还申请材料后进行审核。如符合退款条件且材料齐全无误，我们将发送确认函通知您，并开始处理退还程序。
5. 履约担保金退还：一旦您的申请获得确认并完成审核，我们将按照约定的方式将履约担保金退还给您。退款金额将与您原始支付金额相同。
请您注意，退还履约担保金的时间可能因具体情况而有所延迟。我们会尽快处理并及时与您沟通有关退款进展的消息。
如果您对退还程序有任何疑问或需要进一步协助，请随时与我们的客户服务部门联系。我们将竭诚为您提供帮助并解答您的疑虑。
再次感谢您对我们公司的信任与支持。期待为您提供更好的服务。
谢谢！
