尊敬的XX建设工程公司：
您好！
我是XXX城市XX部门相关负责人，非常感谢贵公司与我部门合作完成的XX项目。根据《工程履约担保金管理办法》等相关规定，现将有关工程履约担保金退还申请事宜告知如下：
一、申请条件：
1. 已经全部完成的工程项目须提供完整的工程履约担保金材料及验收报告。
2. 工程履约担保金账户应为在XX银行正常开具，且没有发生任何冻结和查封情况。
3. 担保人同意工程履约担保金的退还。
4. 项目无任何纠纷、索赔、违约事件。
二、申请材料：
1. 《工程履约担保金退还申请表》（请联系我部门办公室获取）。
2. 单位法人营业执照复印件。
3. 负责人身份证明复印件。
4. 银行汇款账号信息及原件复印件。
5. 其他证明和材料（如工程验收报告、发票等）。
三、申请流程：
1. 提交完整的《工程履约担保金退还申请表》及相关材料。
2. 经我部门审核确认无误后，审核结果将在XX个工作日内予以答复。
3. 批准退还工程履约担保金后，贵公司需自行办理银行解冻手续，然后提供解冻证明。
4. 贵公司填写《工程履约担保金退还申请表》时，务必如实填写各项内容，并在退款账户信息一栏中提供准确的银行汇款账号。
四、备注：
1. 贵公司若有其他疑问或需要协助办理退款手续，可随时联系我部门相关工作人员。
2. 本申请表一式两份，可通过邮寄或亲自送达方式提交，邮寄地址为XXX城市XXX路XX号。
希望贵公司能够按照上述要求积极准备申请材料，如有任何问题，请及时与我们联系。再次感谢您对我部门工作的支持与合作！
此致
敬礼！
XXX城市XX部门相关负责人
日期：YYYY年MM月DD日
