尊敬的XXX公司：
您好！根据XXX公司与我方于XXXX年X月X日签订的工程履约保函，我方来函提醒您，该保函即将到期。为了确保您的利益和顺利完成本合同项下的工程，特向贵司提出以下事项：
一、 履行补办手续
由于工程履约保函即将到期，为了避免产生任何纠纷和不必要的麻烦，我方建议贵司尽快履行补办手续。具体步骤如下：
1. 在履约保函到期前十天内，贵司需提交书面申请补办工程履约保函的函件，并提供相关资料，包括但不限于：履约保函正本、工程验收合格证明、履约情况报告等。
2. 我方会根据贵司的申请，在收到全部手续和资料后，及时办理工程履约保函的补办手续，并将新的保函发送给贵司。
二、 注意事项
在办理补办手续的过程中，贵司需要注意以下事项：
1. 请贵司提供真实、准确的相关资料，以避免办理过程中发生不必要的延误。
2. 请在补办手续办理完成后核对新保函的内容和有效期，并存档备查。如有任何疑问或需要更正，应及时与我方联系。
三、 保函到期处理
若因特殊原因导致工程履约保函无法按时补办，我们建议贵司采取以下措施：
1. 及时与我方取得联系，说明情况，并提出双方可以接受的解决方案。
2. 如因故无法及时办理补办手续，建议贵司向我方申请继续履行合同的相关事宜，并提供相应的担保措施，以最大限度地保护双方的权益。
四、 联系方式
如有任何疑问或需要进一步了解，请随时与我们联系。联系人：XXX 联系电话：XXX。希望能与贵司保持紧密联系，共同推进工程的顺利进行。
谢谢贵司的支持和配合！期待您的回复。
祝贵司生意兴隆、事业有成！
此致
敬礼！
XXX公司
